اين نوشته بطور مداوم بروزرسانی شده و مطالب جديد به آن اضافه می‌شود
پیشگفتار
امیرحسین میثمی :
سلام و درود خدمت شما دوستان و همراهان عزیز
يادم می‌آيد چند سال پيش مديرمالی يک شرکت توليدی بودم . مديرعامل آن شرکت که صاحب آن شرکت نيز بود ، هميشه می‌گفت من از اين که شما در اين جعبه جادويی ( بخش حسابداری شرکت ) چه کاری انجام می‌دهيد سر در نمی‌آورم .
به همين دليل در طول روز زمان زيادی را در اتاق حسابداری سپری ميکرد تا بتواند از اسرار اين ” جعبه جادويی ” سر در بياورد . او قبلا ساليان زيادی در زمينه فروش فعاليت ميکرد و از مسائل توليد و فنی نيز اطلاعات زيادی داشت ، اما در مورد حسابداری اطلاعت کافی نداشت و اين مسئله شرکت او را دچار بی‌نظمي کرده بود . شما هيچوقت اينطور نباشيد .
يک مدير موفق بايد در يکی از زمينه های فعاليت شرکت خود تخصص و با زمينه های ديگر آشنايی کافی داشته باشد .
هميشه يادتان باشد که مسئوليت کليه امورمالی ، مالياتی و حقوقی مجموعه تحت مديريت شما ، به لحاظ قانونی برعهده شماست نه حسابدار شما .
پايين تمام صورتهای مالي ، اظهارنامه‌ها و فرمهای مالياتی و بيمه‌ای و ثبتی امضاء مديرعامل و اعضای هيات مديره است و خبری از امضای حسابدار نيست .
علاوه بر اين شما به عنوان يک مدير بايد بتوانيد گزارشات ، ترازها و صورتهای مالی که از واحد حسابداری دريافت مي‌کنيد را درک کنيد تا بتوانيد از آنها در جهت پيشبرد اهداف شرکت و اخذ تصميمات درست استفاده کنيد .
بنابراين در عين حفظ اعتماد و اطمينان به عملکرد حسابدار و تيم حسابداری خودتان ، لازم است که با اصطلاحات و قوانين مالی ، مالياتی و حقوقی آشنايی کافی داشته یاشيد و توانايی درک حسابداری را کسب کنيد .
شما بايد با مفاهيم و سرفصلهای حسابداری تشکيل دهنده صورتهای مالی مانند دارايی ثابت مشهود و نامشهود ، درآمدها و هزينه‌های عملياتي و غيرعملياتی ، سود و زيان خالص و ناخالص ، بهای تمام شده کالای ساخته شده و فروش رفته و …
و همچنين مهلت ها ، ضرب الاجل ها و جرائم ماليات و بيمه مانند اظهارنامه ارزش افزوده ، اظهارنامه عملکرد ، گزارش خريد و فروش فصلي ، ارسال ليست بيمه و ماليات پرسنل ، پلمب دفاتر قانونی و امور ثبتی و حقوقی شرکت آشنايی داشته باشيد .
در يک جمله لازم است در جريان امور حسابداری مجموعه خود باشيد .
قصد دارم در اين نوشته تمامی اين موارد را به زبان ساده و قابل درک برای مديران غيرمالی ، به دو روش صوتی و نوشتاری توضيح بدهم .
حتما به ياد داشته باشيد که اين نوشته بطور مداوم بروزرسانی شده و مطالب جديد به آن اضافه می‌شود .
اميدوارم بتوانم توانايی حسابداری را هم به ديگر توانايی‌های مديريتی شما اضافه کنم . از اين که همراه من هستيد بسيار سپاسگزارم و در مطالب بعدی اين نوشته منتظر شما هستم .
مفهوم حسابداری دوطرفه یا دوبل
در ابتدا یک توضیح مختصر در مورد حسابداری ارایه می‌دهم . حسابداری یکطرفه نیست و اساس آن بر مبنای دوطرفه یا دوبل است . به این معنی که در ازای هر حساب بدهکار ، یک حساب بستانکار وجود دارد . هر ثبت حسابداری باید شامل یک مبلغ بدهکار و یک مبلغ بستانکار باشد .
بنابراین زمانی که وجهی از صندوق پرداخت شده ، لزوما باید طرف مقابل آن یعنی موضوعی که وجه برای آن پرداخت شده است مشخص گردیده و آن حساب در طرف مقابل حساب صندوق ثبت شود . به عنوان مثال فرض کنیم از صندوق برای پرداخت قبض برق دفتر شرکت مبلغ ۱۰۰۰ تومان پرداخت شده که به صورت زیر ثبت می‌گردد :
—-حساب هزینه برق ۱۰۰۰
—————————-حساب صندوق ۱۰۰۰
حال که با مفهوم حسابداری دوبل آشنا شدیم به سراغ موضوع بحث اصلی می‌رویم .
سرفصل موجودی نقد و بانک
اولین سرفصل از سرفصلهای استاندارد حسابداری ، موجودی نقد و بانک است . ویژگی اصلی این سرفصل این است که اقلام ثبت شده در آن یا وجوه نقدی هستند و یا قابلیت نقد شوندگی بالا دارند به این معنی که در سریعترین زمان به وجه نقد تبدیل می‌شوند . اصلی ترین زیر مجموعه های این سرفصل ; حساب بانک ، حساب صندوق و حساب تنخواه گردان هستند که در ادامه توضیح داده خواهند شد .
ماهیت حسابهای این سرفصل بدهکار است و هیچوقت نمی‌تواند بستانکار شود . بستانکار شدن حسابهای این سرفصل به این معنی است که مانده حساب منفی میباشد . بعنوان مثال فرض کنید که موجودی حساب بانک یا صندوق منفی بشود که قطعا چنین چیزی امکان پذیر نیست .
حساب بانک
تمامی گردش های حسابهای بانکی در این حساب ثبت می‌شود . هنگامی که مبلغی به بانک واریز می‌گردد حساب بانک بدهکار ، و هنگامی که مبلغی از بانک برداشت یا پرداخت می‌گردد حساب بانک بستانکار می‌شود .
به لحاظ کنترلی حساب بانک مهمترین حساب در بین تمام حسابها است . به این دلیل که بانک ، تنها سازمان بیرون از مجموعه ما هست که تمام دریافت و پرداختهای ما را با ذکر جزییات به تاریخ و ساعت ثبت کرده و به ما گزارش می‌دهد و امکان خطای آن تقریبا صفر است .
بوسیله مطابقت آیتم به آیتم دفاتر واحد تجاری و صورتحساب بانک ، می‌توانیم مبالغ ثبت نشده در دفاتر را پیدا کرده و نسبت به ثبت یا مشخص نمودن علت عدم ثبت آنها اقدام کنیم . به این کار تهیه صورت مغایرت بانکی گفته می‌شود .
با توجه به آنچه گفتیم باید سعی شود تا تمامی دریافتها و پرداختها از طریق سیستم بانکی انجام گیرد که قابلیت کنترل و پیگیری بالایی دارد . علاوه بر این تمامی دریافت و پرداخت هایی که از طریق سیستم بانکی انجام شده باشد ، مورد تایید اداره امور مالیاتی و سایر مراجع قانونی نیز هست .
بنابراین متناسب با تعداد گردش بانک ها ، در فواصل زمانی روزانه یا چند روزه و یا هفتگی ، باید از بانک صورتحساب گرفته و با دفاتر واحد تجاری مطابقت داده شود . همچنین بصورت ماهانه صورت مغایرت بانکی تهیه گردد .
حساب صندوق
صندوق به فضایی در واحد تجاری گفته می‌شود که وجوه نقد ، اوراق بهادار و … را در آنجا نگهداری می‌کنند که معمولا به شکل گاوصندوق است . بیاییم این تصویر را در ذهن مان داشته باشیم که هر چیزی که داخل صندوق قرار میدهیم و یا از آن خارج میکنیم ، می‌بایست در حساب صندوق ثبت شود . مانند وجوه نقد ریالی و ارزی ، مسکوکات طلا ، اسناد دریافتی ، اوراق سهام ، اوراق خزانه دولتی ، اسناد تضمینی و ضمانتنامه ها و …
ماهیت حساب صندوق هم مانند حساب بانک بدهکار است و نمی‌تواند بستانکار شود . ورودی های صندوق در طرف بدهکار حساب و خروجی های آن در طرف بستانکار حساب ثبت می‌شود .جهت دریافت و پرداخت های نقدی از حساب صندوق استفاده می‌شود .
حساب تنخواه گردان
تنخواه وجوهی است که بصورت موقت به نماینده واحد تجاری که تنخواه دار نامیده می‌شود واگذار می‌گردد . تنخواه دار نیز پس از پرداخت مخارج ، صورتی از مخارج انجام شده که صورت تنخواه نامیده می‌شود را به انضمام مدارک و صورتحسابهای پرداخت تهیه کرده و به حسابدار یا مسوول مربوطه تحویل می‌دهد .
بعد از کنترل صورت تنخواه با مدارک ارایه شده و در صورت تایید آن ، مجددا آن مبالغ به تنخواه دار پرداخت شده و اصطلاحا تنخواه شارژ می‌شود . اصولا می‌بایست برای تنخواه یک سقف مبلغی در نظر گرفته شود و بطور مداوم تا مبلغ مذکور شارژ گردد .
پیشنهاد می‌شود جهت تنخواه گردان مبلغی معین و تصویب شود تا تنخواه دار به آن میزان بتواند بدون اخذ تایید مدیریت پرداخت ها را انجام داده و برای مبالغ بیشتر از آن حتما پرداخت به تایید مدیریت واحد برسد .
حسابها و اسناد دریافتنی ( بدهکاران )
حسابها و اسناد دریافتنی ، مطالبات واحد تجاری از بدهکاران است که در برابر فروش کالا با ارایه خدمات ایجاد شده است .
این مطالبات می‌تواند در قالب حسابهای دریافتنی به معنی طلب اعتباری از طرف حسابها ، و یا در قالب اسناد دریافتنی به معنی اوراق بهادار مانند چک ، سفته و … دریافت شده از طرف حسابها باشد .
ماهیت این حساب بدهکار است به این معنی که افزایش آن در طرف بدهکار و کاهش آن در طرف بستانکار ثبت می‌شود .
حسابها و اسناد دریافتنی بر اساس عامل ایجاد طلب به 2 دسته طبقه بندی می‌شوند :
حسابها و اسناد دریافتنی تجاری
به آن قسمت از مطالبات واحد تجاری که بر اثر فعالیت اصلی شرکت مانند فروش کالا یا اریه خدمات ایجاد می‌گردد گفته می‌شود . طرف حساب حسابها و اسناد دریافتی تجاری ، مشتریان کالا و خدمات واحد تجاری هستند .
سایر حسابها و اسناد دریافتنی ( غیر تجاری )
برخی از مطالبات واحد تجاری از محلی بجز فعالیت اصلی شرکت ایجاد می‌شود . مانند وام‌های اعطا شده ، وجوه قرضی به اشخاص ثالث و …
حسابها و اسناد دریافتنی بر اساس مدت زمان وصول به 2 دسته طبقه بندی می‌شوند :
حسابها و اسناد دریافتنی کوتاه مدت
آن دسته از مطالبات واحد تجاری است که سررسید وصول آن کمتر از یکسال از تاریخ ایجاد طلب باشد .
حسابها و اسناد دریافتنی بلند مدت
در صورتیکه زمان سررسید وصول مطالبات بیش از یکسال از تاریخ ایجاد طلب باشد در این دسته طبقه بندی می‌شود .
حسابها و اسناد دریافتنی بر اساس واحد پولی مطالبات به 2 دسته طبقه بندی می‌شوند :
حسابهای دریافتنی ریالی
حسابهای دریافتنی ارزی
مطالبات این سرفصل می‌تواند بر مبنای ارزهای خارجی مختلف باشد ، ولی طبق استانداردهای حسابداری ، مبالغ تمامی حسابها می‌بایست بر مبنای واحد پول رایج کشور یعنی ریال ثبت و نگهداری شوند . به این دلیل معادل ریالی بدهکاران ارزی در دفاتر ثبت می‌شود .
در پایان هر دوره مالی ( سال مالی یا مقطع زمانی تهیه گزارشات مالی ) نیز مطالبات ارزی بر مبنای نرخ روز ارز ( برای مثال نرخ ارز در تاریخ 12/29 ) محاسبه و تعدیل می‌شود که به این عمل تسعیر نرخ ارز می‌گوییم .
مابه‌التفاوت ریالی مبلغ طلب ارزی در پایان دوره مالی و مبلغ طلب ارزی در زمان ایجاد طلب ، در سرفصلی تحت عنوان ” سود و زیان ناشی از تسعیر نرخ ارز ” ثبت می‌شود . اگر این مابه‌التفاوت عددی مثبت باشد سود ناشی از تسعیر نرخ ارز و اگر منفی باشد زیان ناشی از تسعیر نرخ ارز شناسایی و ثبت می‌گردد .
برای مثال فرض کنید که شرکت X معادل 100 دلار به شرکت Y فروش نسیه داشته و از این بابت طلبکار است . در زمان فروش نرخ هر دلار 100/000 ریال و در پایان دوره مالی نرخ هر دلار 130/000 ریال میباشد . به این ترتیب سود و زیان ناشی از تسعیر نرخ ارز به صورت زیر محاسبه می‌گردد :
معادل ریالی طلب ارزی در زمان فروش ( ریال ) 10/000/000 = 100/000 * 100
معادل ریالی طلب ارزی در پایان دوره مالی ( ریال ) 13/000/000 = 130/000 * 100
سود ناشی از تسعیر نرخ ارز 3/000/000 = 10/000/000 – 13/000/000
مطالبات مشکوک الوصول
در مواردی مشاهده می‌شود که برخی از اقلام طلبکاری واحد تجاری جهت وصول با مشکل مواجه شده و قابلیت وصول بسیار پایینی دارند ، مانند مواردی که شخص بدهکار ورشکسته ، متواری شده و یا بدهی را قبول ندارد و ما نیز مدارکی برای اثبات طلب خود نداریم . به این نوع حسابهای دریافتنی ، مطالبات مشکوک الوصول می‌گوییم و در سرفصل هزینه مطالبات مشکوک الوصول ثبت میکنیم .
هزینه مطالبات سوخت شده
هنگامی که مطالبات مشکوک الوصول قابلیت وصول خود را بطور کامل از دست می‌دهند ، به حساب ” هزینه مطالبات سوخت شده ” منتقل می‌شوند . این انتقال طی انجام مراحل و تشریفات خاصی انجام می‌گردد ، مانند تصمیم گیری در جلسه هیات مدیره و یا حکم مراجع قانونی در این خصوص .
بدهکاران سنواتی
مطالبات واحد تجاری که تاریخ ایجاد آنها در دوره مالی قبل و پیش از آن باشد در این گروه طبقه بندی می‌شوند .
برای مثال فرض کنید در سال 98 قرار داریم و یک مورد فروش نسیه در سال 97 و یک مورد وام داده شده در سال 96 داشته‌ایم . هر دوی این مطالبات در گروه بدهکاران سنواتی قرار می‌گیرند .
تجزیه سنی بدهکاران
طبقه بندی بدهکاران بر اساس بازه زمانی ایجاد آنها در مقاطع زمانی را تجزیه سنی می‌گوییم . برای مثال این طبقه بندی مطالبات می‌تواند به این شکل باشد :
- تا سه ماه قبل
- بین سه تا شش ماه قبل
- بین شش تا نه ماه قبل
- بین نه ماه تا یکسال قبل
- بیش از یکسال قبل
در ادامه به فواید تجزیه سنی بدهکاران می‌پردازیم .
فرض کنید سیاست وصول مطالبات واحد تجاری در مقابل فروش های نسیه ، بازپرداخت سه ماهه میباشد . پس از تجزیه سنی بدهکاران ، در مورد هر طبقه به نتایج زیر دست پیدا میکنیم :
- حسابهای ” تا سه ماه قبل “
هنوز فرصت برای پرداخت بدهی شان هست و صرفا پیگیری در حد یادآوری کفایت می‌کند . - حسابهای ” بین سه تا شش ماه قبل “
مهلت بازپرداخت بدهی شان تمام شده و می‌بایست پیگیری هفتگی جهت تسریع در پرداخت انجام می‌شود . - حسابهای ” بین شش تا نه ماه قبل “
تا زمان تسویه بدهی های قبلی ، از فروش کالا یا ارایه خدمات به آنها خودداری شده و این موضوع بصورت رسمی و کتبی به ایشان اعلام گردد . همچنین هفته ای یکبار پیگیری وصول مطالبات انجام گردد . - حسابهای ” بین نه ماه تا یکسال قبل “
مراجعه و پیگیری توسط نماینده شرکت بصورت حضوری و ارسال کتبی نامه های درخواست تسویه مطالبات - حسابهای ” بیش از یکسال قبل “
طی جلسه هیات مدیره یا به تشخیص مدیرعامل نیبت به ارجاع به واحد حقوقی و اجرای روند قانونی ، اقدامات لازم انجام شود و این موضوع نیز بصورت رسمی و کتبی به ایشان اعلام گردد .
جدول وصول مطالبات
به دلیل پیگیری منظم و ثبت پروسه وصول مطالبات ، پیشنهاد می‌شود از جدولی که نمونه آن در زیر قرار داده شده استفاده کنید .
| نام طرف حساب | 98/1/1 | 98/1/2 | 98/1/3 | 98/1/4 |
| شرکت X | ||||
| آقای Y |
بدین ترتیب نام طرف حساب بصورت عمودی و اقدامات انجام و مقرر شده در هر روز بصورت افقی در مقابل نام آن ثبت می‌گردد . در روزهای بعد نیز با مراجعه به جدول براحتی می‌توان از اقدامات انجام شده مطلع و جهت اقدامات بعدی برنامه ریزی کرد .
همانطور که با هم خواندیم حسابهای دریافتنی به سبب رابطه مستقیم با ورودی وجوه نقدی به واحد تجاری ، در زمره شریان های اصلی هر کسب و کار به حساب می‌آیند و می‌بایست در جهت ثبت ، پیگیری و وصول آن با برنامه منظم و کاربردی حرکت کرد . بدیهی است که غفلت از این موضوع باعث کاهش شدید نقدینگی شده و می‌تواند به ورشکستگی و نابودی کسب و کار منجر شود که نمونه های آن را همگی ما دیده و شنیده‌ایم .
