موجودی کالا یکی از مهمترین و ارزشمندترین دارائیهای هر کسب و کاری را تشکیل می‌دهد . بدیهی است نگهداری فیزیکی و ثبت آمار موجودی ها امری لازم و اجتناب ناپذیر است .
یکی از کاربردی ترین و موثر ترین روشهای کنترل موجودیها ، شمارش عینی موجودی کالاهای انبار یا اصطلاحا ” انبارگردانی ” می‌باشد .
باید بدانیم که انبارگردانی صرفا در شمارش موجودی کالا خلاصه نمی‌شود و اصول و نکات بسیاری دارد که در نتیجه انبارگردانی و بهره‌برداری از آن نقش بسیار موثری را ایفا می‌کند .
هدف از انبارگردانی مطابقت موجودی کالا بین انبار و دفاتر شرکت و استخراج مغایرت بوجود آمده و شناسایی کسر و اضافه انبار است . در نهایت نیز ملاک عمل ، موجودی کالا طبق شمارش انبارگردانی بوده و و تمامی سیستم‌ها میبایست نسبت به آن اصلاح شوند .
کاردکس کالا ، برگ ثبت آمار ورود و خروج و مانده کالا است که میبایست در هر دو واحد حسابداری و انبار بصورت جداگانه تنظیم و تکمیل گردیده باشد و با هم مورد مطابقت قرار گیرند .
انجام انبارگردانی و موجودی گیری دقیق و در فواصل زمانی مناسب میتواند به نحو قابل توجهی از بروز مشکلات و اشتباهات در تصمیم گیری مدیران نسبت به میزان خرید و فروش کالاها جلوگیری نماید .
تاکید می‌گردد که انبارگردانی صرفا با همکاری و تعامل تمامی ارکان و پرسنل واحد تجاری مطابق دستورالعمل انبارگردانی اثربخش می‌باشد . لذا پیش از انبارگردانی این امر به گروه های مذکور اطلاع رسانی گردد .
در ادامه دستورالعمل انبارگردانی شامل مراحل و نکات مهم شمارش و موجودی گیری ارائه شده است .
اقدامات قبل از انبارگردانی :
1 – فردی به عنوان سرپرست انبارگردانی جهت هماهنگی بین افراد و اجزای شرکت کننده در پروسه انبارگردانی انتخاب شود .
2 – دستورالعمل انبارگردانی توسط سرپرست انبارگردانی مورد مطالعه و بررسی کامل قرار گرفته و در صورت وجود اشکال یا محدودیت به مدیریت واحد تجاری اطلاع رسانی شود .
3 – جدول زمانبندی انبارگردانی شامل تاریخ و ساعت شروع و خاتمه انبارگردانی تهیه و به واحدهای مختلف اطلاع داده شود که در زمان انبارگردانی ، ورود و خروج مواد و کالا از انبار مگر در موارد بسیار ضروری و با دستور و نظارت سرپرست انبارگردانی مقدور نمی‌باشد .
4 – افراد مسئول و شرکت کننده در پروسه انبارگردانی مشخص گردیده و در صورت نیاز آموزش کافی داده شود . گروه انبارگردانی باید شامل تعدادی از انبارداران و افرادی که با کالاها آشنایی کافی دارند ، باشد .
5 – سرپرست انبارگردانی قبلا انبارهای شرکت را در موارد زیر مورد بازدید و بررسی قرار دهد :
5-1 – ترتیب چیدمان کالاها به نحوی باشد که به آسانی شمارش شوند .
5-2 – کالاهایی که به آسانی شناخته نمیشوند توسط توسط مسئولین انبار شناسایی و نوشته شوند .
5-3 – کالاهای ضایعاتی و غیر قابل استفاده از سایر کالاها جدا شوند .
5-4 – کالاهای امانی بصورت جداگانه و مشخص چیده شوند تا در شمارش موجودیهای شرکت محاسبه نشوند .
5-5 – تگ شمارش کالا شامل نام ، کد و مشخصات کالا به طور واضح روی کالاها یا محل نگهداری آنها نصب شده باشد .
6 – برگه یا لیست شمارش کالا تهیه و تنظیم گردد . این لیست شامل مشخصات کامل کالاها بدون درج تعداد کالا می‌باشد که تعداد بعد از شمارش درج می‌گردد .
7 – آخرین شماره برگه های انبار مانند حواله انبار ، رسید انبار و … به سرپرست انبارگردانی اطلاع داده شود .
8 – حتی الامکان در زمان شمارش از جابجایی اقلام کالا خودداری شود . این امر سبب انجام شمارش مجدد کالا و یا عدم شمارش کالا می‌گردد .
اقدامات حین انبارگردانی :
9 – گروه های دو نفره جهت موجودی گیری تشکیل شود . یک نفر شمارش را انجام داده و نفر دیگر شمارش را کنترل و ثبت نماید . ضروری است که یکی از افراد گروه شمارش ، با کالاها آشنایی کافی داشته و توانایی شناسایی آنها را داشته باشد .
10 – وسایل و تجهیزات لازم جهت اندازه گیری واحدهای مختلف کالا شامل ترازو ، نوار اندازه گیری متراژ و … در دسترس باسد .
11 – تمامی اقلام موجودی برای بار اول شمارش می‌شوند . در صورتیکه شمارش اول با موجودی کالا طبق دفاتر مغایرت نداشته باشد به عنوان شمارش نهایی در نظر گرفته می‌شود و در صورت مغایرت شمارش دوم انجام می‌گردد . در صورت مغایرت شمارش دوم با موجودی طبق دفاتر شمارش سوم با حضور سرپرست انبارگردانی ، نماینده واحد حسابداری و یا حسابرسان انجام شده و به عنوان شمارش نهایی قلمداد و اعمال می‌گردد .
12 – شمارش بصورت منظم ( ردیف به ردیف و قفسه به قفسه ) انجام گردیده و اقلام شمارش شده علامتگذاری شوند تا از شمارش مجدد و یا عدم شمارش جلوگیری شود .
13 – تمامی برگه های شمارش و سایر برگه های مربوطه ، توسط گروه شمارش کننده امضا و تایید شوند .
14 – اقلام موجودی راکد ، ضایعاتی ، ناسالم و تاریخ گذشته میباسیت دربرگه های شمارش مشخص شوند .
اقدامات پس از انبارگردانی :
15 – بعد از پایان شمارش هرگونه تغییر یا اصلاح در برگه های شمارش باید با تایید سرپرست انبارگردانی و اطلاع نماینده واحد حسابداری یا حسابرسان انجام شود .
16 – برگه های شمارش انبارگردانی باید با مانده موجودی کالاها طبق دفاتر مطابقت داده شده و مغایرتها پس از بررسی و اطمینان از صحت آنها ، به حساب کسر و اضافه انبار منظور گردند .
17 – لیست های شمارش و صورتجلسات انبارگردانی در دونسخه تهیه شده و توسط مسئولین انبار ، سرپرست انبارگردانی و سایر شرکت کنندگان در انبارگردانی امضاء گردد .
18 – لیست شمارش نهایی انبارگردانی در دو نسخه تهیه شود . یک نسخه از آن به مسئول انبارو نسخه دیگر به واحد حسابداری یا حسابرسان تحویل گردد .
نامه ها و صورتجلسات مورد نیاز انبارگردانی
صورتجلسه
جلسه‌ای با حضـور آقايان ……… (مدير داخلی)،………………(مدير منابع انسانی)تحت عنوان اعضاء كميته انبار گردانی مورخه 27/11/xx روز………. تشكيل گرديد . در اين جلسه به اتفاق آرا آقای …………… هماهنگ كننده انبار گردانی تعيين گرديد و در ضمن با توجه به تصميم فوق اطلاعيه اي مبني بر شـروع عمليات انبـار گردانی از تاريـخ 21/12/xxلغايت27/12/xx تهيه و جهت اطلاع اداره انبارها و امور فروش و كليه واحدهای ديگر اعلام گرديد .
مدير داخلی مدير منابع انسانی
اداره انبارها
جناب آقاي …………
با توجه به اينكه عمليات انبار گردانی پايان دوره از تاريخ 21/12/xx شروع لغايت 27/12/xx پايان خواهد گرفت ترتيبی اتخاذ فرمائيد كه تا قبل از شروع انبارگردانی اقدامات زير انجام گيرد :
- اقلام بشكلی چيده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذير باشد .
- آن دسته از موجوديهايی كه به آسانی شناخته نمی شوند با كمك مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح با شرح كامل مشخص شوند .
- اقلام ناباب ، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشد .
- برای آنكه موجوديهای امانی (اجناس ديگران نزد شركت )در شمارش موجوديهای شركت بحساب نيايد بايد از ساير موجوديها جدا و مشخص چيده شوند .
- نام و ساير مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روي قفسه اجناس يا خود اجناس نصب يا گذارده شده باشد .
كميته انبارگردانی
اطلاعيه
بدينوسيله به كليه قسمتهای كارخانه اطلاع داده می شود كه عمليات انبارگردانی كارخانه از تاريخ 21/12/xx روز ……… شروع و تا تاريخ 28/12/xx ادامه خواهد داشت .
لذا لازم است جهت پيش بينی احتياجات خود قبل از شروع انبارگردانی به انبار مراجعه و نياز قسمت خود را تهيه نمائيد .
كميته انبار گردانی
جدول زمانی انبار گردانی ـ‌گروههای شمارش به شرح زير می باشد .
| رديف | شــــــــرح | تاريخ موجودي گيري | |
| شروع | خاتمه | ||
| 1 | آماده سازي قبل ازشروع عمليات انبارگرداني براي انبارها ونصب تگ هاي شمارشي | 18/12/xx | 20/12/xx |
| 2 | انبار مواد اوليه و متعلقات يدكي | 21/12/xx | 27/12/xx |
| 3 | انبار محصول | 26/12/xx | 26/12/xx |
| 4 | در جريان توليد | 27/12/xx | 27/12/xx |
گروه شمارش موجوديها به شرح زير می باشد .
انبار مواد اوليه گروه 1
| نماينده حسابداري | نماينده انبار | شمارش گرها |
| آقا/خانم | آقا/خانم | آقا/خانم |
