اگر فردا اطلاعات حسابداریتان بپرد چه کار میکنید؟
این سؤال شاید ساده به نظر برسد، اما برای خیلی از کسبوکارها میتواند تفاوت بین ادامه فعالیت و یک فاجعه مالی واقعی باشد.
تصور کنید تمام اطلاعات مالی، فاکتورها، اسناد حسابداری، گزارشها و سوابق مشتریان شما فقط در یک نسخه بکاپ ذخیره شده باشد. این دقیقاً مثل این است که همه پولهای خودتان را در یک جیب بگذارید و در شلوغترین جای شهر قدم بزنید.
در چنین شرایطی، اگر فقط یک اتفاق کوچک بیفتد — مثل خرابی سیستم، ویروسی شدن، حذف ناخواسته فایلها یا سوختن هارد — ممکن است کل اطلاعات شما برای همیشه از بین برود.
چرا بکاپ تکنسخهای کافی نیست؟
بسیاری از افراد فکر میکنند داشتن یک نسخه پشتیبان یعنی خیالشان راحت است. اما واقعیت این است که یک بکاپ بهتنهایی امنیت نمیدهد؛ چون اگر همان یک نسخه خراب شود یا از دسترس خارج شود، دیگر هیچ راه برگشتی وجود ندارد.
به همین دلیل، اصول درست نگهداری بکاپ میگوید که باید اطلاعات حسابداری را در چند محل مختلف ذخیره کنید تا ریسک از بین رفتن دادهها به حداقل برسد.
بهترین روشهای نگهداری بکاپ اطلاعات حسابداری
برای اینکه اطلاعات حسابداری شما امن بماند، بهتر است بکاپها را در چند مکان مختلف نگهداری کنید:
- روی همان سروری که نرمافزار حسابداری نصب است
این نسخه برای دسترسی سریع و بازیابی فوری مفید است.
اما نباید تنها نسخه موجود باشد، چون اگر سرور دچار مشکل شود، همین نسخه هم از بین میرود. - روی یک کامپیوتر دیگر در شرکت یا منزل
داشتن یک نسخه جداگانه روی سیستم دیگر، یک لایه امنیتی مهم ایجاد میکند.
اگر سیستم اصلی خراب شد، هنوز یک نسخه سالم در اختیار دارید. - روی فلش مموری یا هارد اکسترنال مطمئن
این روش برای نگهداری آفلاین بسیار مناسب است.
فقط دقت کنید که حافظه ذخیرهسازی سالم، مطمئن و بهروز باشد و در جای امن نگهداری شود. - روی فضای ابری
این مورد یکی از مهمترین روشهاست.
بکاپ ابری باعث میشود حتی اگر همه دستگاههای شما آسیب ببینند، باز هم اطلاعاتتان در فضای آنلاین محفوظ بماند.
مزیت بزرگ فضای ابری این است که از هرجا و در هر زمان میتوان به آن دسترسی داشت.
چرا بکاپ ابری اهمیت بیشتری دارد؟
فضای ابری در واقع مثل یک صندوق امانات دیجیتال است.
اگر یکی دو نسخه از بکاپها به هر دلیلی از دست بروند، هنوز نسخهای امن در فضای ابری باقی مانده است.
این یعنی:
- کاهش ریسک از دست رفتن اطلاعات
- دسترسی آسانتر به دادهها
- امنیت بیشتر در برابر خرابی سختافزار
- امکان بازیابی سریع اطلاعات در شرایط اضطراری
جمعبندی
اگر میخواهید اطلاعات حسابداریتان در برابر حذف، خرابی، ویروس یا هر اتفاق غیرمنتظرهای امن بماند، هرگز به یک نسخه بکاپ اکتفا نکنید.
بهترین کار این است که بکاپها را در چند جای مختلف نگهداری کنید:
- روی سرور اصلی
- روی یک سیستم دیگر
- روی فلش یا هارد اکسترنال
- و حتماً روی فضای ابری
یادتان باشد:
بکاپ داشتن کافی نیست، بکاپ درست نگهداری کردن مهمتر است.
پس همین الان دست به کار شوید و از اطلاعاتتان نسخه پشتیبان بگیرید.
و اگر میخواهید، کلمه «ابری» را بفرستید تا چند فضای ابری رایگان و مناسب هم برایتان معرفی کنیم.
